Case Geïntegreerde factuur scanning & verwerking

Project Omschrijving:

Datum:
 september 2014
Categorie:
Business case, Document Capture, Dynamics NAV

Per jaar 40.000 papieren facturen verwerken, dat moet effectiever kunnen én binnen het bestaande NAV-systeem. Voor een bouwbedrijf gespecialiseerd in winkelverbouwingen heeft Faect de verwerking van facturen binnen zes weken geautomatiseerd, inclusief de goedkeuringsprocessen.

De financiële administratie van de holding met zestien bedrijven wilde af van de papieren verwerkingsstroom van inkomende facturen. Met één druk op de knop wilden zij een digitale factuur in de juiste mailbox, gematcht met de bijbehorende inkooporder, geboekt en in de juiste digitale route voor accordering. Een transparant systeem, maar hoe combineer je dat met het bestaande NAV-systeem?

Document Capture

Het bedrijf had een mooie factuur scanning-oplossing gevonden. Duur, omdat er een zware interface gebouwd moest worden naar het bestaande -op maat gemaakte- Dynamics NAV-systeem. Faect wist het bedrijf ervan te overtuigen dat de NAV-oplossing Document Capture een betere en goedkopere oplossing was. Document Capture is namelijk volledig geïntegreerd. Het vraagt daardoor een kortere implementatietijd en, niet onbelangrijk, de huidige administratieve processen blijven hetzelfde.

Het installatie en implementatieproject heeft zes weken geduurd in plaats van de beoogde drie tot zes maanden. Na zes weken kon de eerste factuur worden gescand en verwerkt. De procuratiehouders die normaal niet in NAV werken, zijn positief over de goedkeuringsschermen en -processen in de webclient.

Mede dankzij de enthousiaste inzet van de klant is dit intensieve project succesvol afgerond. De klant is tevreden gestart met factuur scanning binnen Document Capture.